Vakanzkosten-Rechner: Was kostet eine unbesetzte Stelle?

Was sind Vakanzkosten?

Vakanzkosten (englisch Cost of Vacancy) beschreiben den wirtschaftlichen Beitrag, der einem Betrieb entgeht, solange eine Stelle unbesetzt ist. Im Handwerk zeigt sich das ganz konkret: Ein Monteur fehlt auf der Baustelle, Aufträge werden später fertig oder gar nicht erst angenommen, das übrige Team macht Überstunden, und der Inhaber verbringt Abende mit Anzeigen und Bewerbungen statt mit Kalkulation und Kunden.

Diese Kosten stehen in keiner Buchhaltung als eigener Posten. Gerade deshalb werden sie unterschätzt – und gerade deshalb lohnt es sich, sie einmal grob zu beziffern.

So rechnet der Rechner

Der Rechner nutzt eine vereinfachte Fassung des Cost-of-Vacancy-Ansatzes, den der US-Personalexperte Dr. John Sullivan bekannt gemacht hat. Die Idee: Eine Fachkraft erwirtschaftet mindestens so viel, wie sie kostet – bei Umsatzträgern deutlich mehr.

1. Wertbeitrag pro TagJahresbruttogehalt geteilt durch die Arbeitstage im Jahr. Bei 38.000 € und 250 Arbeitstagen sind das 152 € pro Tag.
2. WichtigkeitsfaktorUmsatzträger wie Meister und erfahrene Gesellen wirken stärker auf das Ergebnis als unterstützende Rollen. Der Tageswert wird deshalb mit 3 (sehr wichtig), 2 (wichtig) oder 1 (weniger kritisch) multipliziert.
3. Über die ganze VakanzzeitDer Tageswert mal die Tage bis zur Nachbesetzung ergibt die Vakanzkosten für die gesamte Lücke.

Zwei Rechenbeispiele aus dem Handwerk

Auch wenn Ihre echten Zahlen niedriger liegen: Schon ein Bruchteil dieser Beträge übersteigt in den meisten Fällen die Kosten einer professionellen Nachbesetzung. Was die unterschiedlichen Wege der Personalsuche kosten, vergleicht unser Ratgeber Personalvermittlung im Handwerk: Kosten.

Was die Zahl bedeutet – und was nicht

• Eine Größenordnung, kein Kontoauszug: Das Ergebnis schätzt den entgangenen Wertbeitrag. Wie viel davon tatsächlich als Umsatz fehlt, hängt davon ab, wie gut Ihr Team die Lücke auffängt.
• Nicht enthalten sind die Kosten der Suche selbst (Anzeigen, Vermittler, Zeit für Gespräche) und der Einarbeitung der neuen Fachkraft.
• Der größte Hebel ist die Dauer: Jeder Tag, um den die Nachbesetzung früher gelingt, senkt die Vakanzkosten im gleichen Verhältnis.

Wie lange bleiben Stellen im Handwerk offen?

Die Bundesagentur für Arbeit misst, wie lange gemeldete Stellen unbesetzt bleiben. In Handwerksberufen waren es 2025 im Durchschnitt 242 Tage – deutlich mehr als über alle Berufe hinweg (167 Tage).² Je nach Gewerk sieht es so aus:

Für die Planung ist der Median der realistischere Wert: Die Hälfte der Stellen ist nach dieser Zeit besetzt. Der Durchschnitt liegt höher, weil einzelne Stellen sehr lange offen bleiben. Für Ihre Rechnung bieten sich daher Werte zwischen 110 und 250 Tagen an – je nachdem, wie gefragt das Profil ist und wie früh die Suche beginnt.

So senken Sie Ihre Vakanzkosten

1. Sofort startenBeginnen Sie mit der Suche am Tag der Kündigung – die Kündigungsfrist ist Ihr Vorsprung. Was in den ersten Tagen zu tun ist, steht im Leitfaden Geselle kündigt – was tun?
2. Profil schärfenEin klares Anforderungsprofil und ein realistischer Gehaltsrahmen verkürzen die Suche mehr als jede zusätzliche Anzeige.
3. Aktiv ansprechenGute Fachkräfte sind selten auf Jobsuche. Direkte Ansprache erreicht auch die, die nur „offen für etwas Neues“ sind.
4. VorsorgenMit dem Nachbesetzungsschutz ist die Suche organisiert, bevor sie nötig wird – zum festen Jahresbeitrag statt mit einer Provision vom Jahresgehalt.

Häufige Fragen