Was kostet Personalvermittlung im Handwerk? Die Wege der Personalsuche im Vergleich

Die Wege der Personalsuche im Überblick

Personalvermittlung: Provision vom Gehalt

Ein Personalvermittler arbeitet in der Regel auf Erfolgsbasis: Bezahlt wird nur, wenn durch seine Vermittlung ein Arbeitsvertrag zustande kommt – rechtlich ist das ein Maklervertrag (§ 652 BGB).⁴ Die Provision richtet sich nach dem Gehalt der vermittelten Person. Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung des Instituts der deutschen Wirtschaft nennt als Richtwert zwei bis drei Bruttomonatsgehälter, je nach Qualifikationslevel auch deutlich mehr.¹

Zwei Gerichtsentscheidungen zeigen, worauf es in der Praxis ankommt:

• Fällig mit dem Vertrag, nicht mit dem ersten Arbeitstag. Das Oberlandesgericht München entschied 2026, dass der Vergütungsanspruch mit Abschluss des vermittelten Arbeitsvertrags entsteht – auch wenn die Kandidatin die Stelle nie antritt. Im Fall ging es um 28 % eines Jahresgehalts von 42.000 €, rund 13.900 € inklusive Umsatzsteuer.⁵
• Der Betrieb trägt das Risiko. Eine Klausel, nach der ein Mitarbeiter die Vermittlungsprovision erstatten muss, wenn er früh wieder kündigt, ist laut Bundesarbeitsgericht unwirksam. Im entschiedenen Fall betrug die Provision rund 6.700 €, zu zwei Dritteln bei Vertragsschluss und zu einem Drittel nach der Probezeit fällig.⁶

Geht die eingestellte Fachkraft in der Probezeit wieder, sehen die Grundsätze des Beraterverbands BDU üblicherweise eine Nachbesetzungszusage vor.³ Ob und wie lange eine solche Zusage gilt, steht aber im jeweiligen Vertrag – prüfen Sie das vor der Unterschrift.

Headhunter und Personalberatung

Klassische Personalberatungen („Executive Search“) arbeiten meist mit Exklusivauftrag und berechnen ihr Honorar in Raten, die erste oft schon bei Auftragserteilung. Laut Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen lag das durchschnittliche Honorar 2024 bei 27,5 % des Zieleinkommens; die meisten Besetzungen betrafen allerdings Positionen mit 100.000 bis 150.000 € Jahreseinkommen.^{2, 3} Für Gesellenstellen spielt dieses Modell deshalb kaum eine Rolle, eher für Betriebsleitungen in größeren Unternehmen.

Stellenanzeigen: günstig im Einkauf, teuer in der Zeit

• Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit: kostenlos.⁹
• Indeed: bis zu drei kostenlose Anzeigen pro Monat; gesponserte Anzeigen werden je Klick oder je begonnener Bewerbung abgerechnet, feste Preise gibt es nicht.¹⁰
• StepStone: Einzelanzeigen laut Preisliste von 1.449 € (30 Tage) bis 2.499 € (60 Tage) netto; Rabatte sind verbreitet.¹¹

Der größere Kostenblock ist Ihre eigene Zeit: Anzeigen formulieren, Bewerbungen sichten, telefonieren, Gespräche führen, absagen. Das Bundesinstitut für Berufsbildung beziffert die Kosten der Personalgewinnung je extern eingestellter Fachkraft auf durchschnittlich 13.689 €, inklusive Einarbeitung; der Median liegt unter 5.700 €. Allein das Bewerbungsverfahren kostet in Kleinstbetrieben mit bis zu neun Beschäftigten im Schnitt 947 € – und dort dauert eine Nachbesetzung etwa 19 Wochen, in Großbetrieben rund 10.¹²

Zeitarbeit mit Übernahme

Wer einen Leiharbeitnehmer fest übernehmen möchte, zahlt dem Verleiher häufig eine Vermittlungsgebühr. Das Gesetz erlaubt eine „angemessene Vergütung“ dafür (§ 9 Abs. 1 Nr. 3 AÜG).⁷ Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs sind bei einer Übernahme kurz nach Beginn der Überlassung höchstens rund zwei Bruttomonatsgehälter angemessen, und die Gebühr muss mit zunehmender Dauer der Überlassung sinken.⁸ Bis dahin zahlen Sie den Stundensatz des Verleihers – und die Fachkraft ist nicht bei Ihnen angestellt.

Nachbesetzungsschutz: die Kosten vorher festlegen

Beim Nachbesetzungsschutz drehen Sie die Reihenfolge um: Sie zahlen einen festen Jahresbeitrag, gestaffelt nach Betriebsgröße. Kündigt eine abgesicherte Fachkraft, übernimmt HUNTWORKER die komplette Suche – Anzeigen, aktive Ansprache, Vorauswahl, Koordination der Gespräche – und berechnet nur die vorab vereinbarte Selbstbeteiligung. Die Kosten hängen nicht vom Gehalt der gesuchten Fachkraft ab.

Zur Fairness gehört auch, was das Modell nicht ist: Der Jahresbeitrag fällt auch in Jahren ohne Kündigung an. Die Selbstbeteiligung wird je Leistungsfall fällig, auch wenn die Stelle am Ende nicht besetzt wird, und eine Besetzung kann niemand garantieren. Für Betriebe, die nur sehr selten eine Stelle neu besetzen müssen, kann die eigene Anzeige deshalb günstiger sein.

Rechenbeispiel: Ein SHK-Geselle kündigt

Ein Betrieb mit acht Mitarbeitenden muss einen Anlagenmechaniker SHK ersetzen. Als Gehalt setzen wir den bundesweiten Median von 3.884 € brutto im Monat an.¹³

Nicht eingerechnet sind die Kosten der Lücke selbst: Bis ein SHK-Geselle ersetzt ist, vergehen laut Bundesagentur im Median 120 Tage.¹⁴ Was das für Ihren Betrieb bedeutet, zeigt der Vakanzkosten-Rechner.

Worauf Sie bei einem Vermittlungsvertrag achten sollten

• Bemessungsgrundlage: Wird die Provision vom Grundgehalt oder vom gesamten Jahreseinkommen inklusive Zulagen berechnet?
• Fälligkeit: bei Vertragsunterschrift, bei Arbeitsantritt oder in Raten nach der Probezeit?
• Nachbesetzung: Gibt es eine kostenlose Ersatzsuche, wenn die Fachkraft in der Probezeit geht – und wie lange?^{3, 15}
• Exklusivität und Laufzeit: Dürfen Sie parallel selbst suchen? Was gilt, wenn Sie selbst fündig werden?
• Umsatzsteuer: Sind die Beträge netto oder brutto angegeben?

Häufige Fragen